Konkurs pune / Stellenangebote

Nga

09/01/2019

Republika e Kosovës – Republika Kosova – Republic of Kosovo
Qeveria – Vlada – Government
Ministria e Punëve të Jashtme – Ministarstvo Inistranih Poslova – Ministry of Foreign Affairs
Ambasada e Republikës së Kosovës në Bernë

K O N K U R S

Për vend të lirë pune:
Pozita: Asistent/e Ekzekutiv/e
Vendi i punës: Ambasada e Republikës së Kosovës në Bernë
Kohëzgjatja e kontratës: Një vit (me mundësi vazhdimi) me një periudhë provuese prej 3 muajsh
Data e aplikimit: 10.01-24.01.2019 – 15 ditë kalendarike

Detyrat dhe Përgjegjësitë

Nën mbikëqyrjen dhe përgjegjësin e Shefit të misionit, kryen detyrat dhe përgjegjësit si më poshtë:
Shërben si sekretar ose asistent i Shefit të Misionit, por edhe mund të ofrojë mbështetje administrative për zyrtarët e tjerë të misionit. Ai/ajo mund të ngarkohet me funksionet e zyrtarit të protokollit si ndërlidhje të përditshme me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe autoritetet e tjera vendore. Ushtruesi i kësaj pozite duhet jetë në gjendje që të kryej një morri të funksioneve me qëllim të menaxhimit të zyrës:
– Ofrimi i shërbimeve të telefonit dhe recepcionit;
– Mbajtja e kalendarit zyrtar të Shefit të Misionit ose zyrtarit kryesor të Ambasadës/Konsullatës;
– Mbajtja e evidencave për pushim dhe për paraqitje në punë, dosjet e personelit të misionit, të dhënat për
menaxhimin financiar, të dhënat dhe llogaritjet e tjera për pagat shtesë dhe gostitje, si dhe dosjet themelore
(politike, ekonomike, të tjera) të misionit;
– Procesimi i korrespondencës së të hyrave dhe shpenzimeve, hartimi i korrespondencës së thjeshtë dhe
joteknike, si dhe hartimi i shkresave rutinore;
– Përgatitja e ftesave dhe mirëmbajtja e dosjeve protokollare të misionit, listës së mysafirëve, korrespondenca
me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe misionet e tjera diplomatike ose konsullore, si dhe të dhënat që
kanë të bëjnë me ngjarjet dhe gostitë zyrtare.
– Kryerja e përpunimit të fajlave në kompjuter, transkriptimi, fotokopje, përgatitja e dokumenteve dhe
funksioneve përkatëse.
– Aranzhimet e takimeve, ngjarjeve sociale, vizitat e delegacioneve dhe vizitorët e tjerë zyrtarë, si dhe udhëtimet zyrtare; mbajtja e kontakteve me ofruesit e shërbimeve për të mbështetur vizitat zyrtare dhe aktivitetet e misionit.

Kriteret dhe kushtet e nevojshme

 Të ketë diplomën universitare;
 Te jetë shtetas/e e Republikës së Kosovës (me qëndrim të rregulluar në shtetin pranues), shtetas/e i/e shtetit pranues apo shtetas/e i/e vendit të tretë;
 Të ketë njohuri të gjuhës angleze apo njohuri të gjuhës zyrtare të shtetit pranues;
 Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit, përcaktimin e zgjidhjeve të duhura;
 Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën angleze apo në gjuhën e shtetit pranues;
 Njohuri në aspektin e ofrimit të shërbimeve diplomatike / konsullore;
 Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vet-organizimit, të jetë në gjendje për punë efektive në një ambient nën presion;
 Të ketë 3 vjet përvojë relevante të punës

Kandidatët të cilët aplikojnë duhet ti plotësojnë këto kushte.

– CV-në;
– Kopjen e letërnjoftimit;
– Kopjet e kualifikimit-diplomës;
– Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
– Çertifikatën nga mjeku për gjendjen shëndetësore;
– Çertifikatën se nuk janë nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues;
Dokumentet dorëzohen në Ambasadën e Kosovës, ose përmes postës në adresën Zähringerstrasse 25 – 3012 Bern, nga data 10.01 deri më 24.01.2019.
Dokumentet i dërgoni fotokopje sepse të njëjtat nuk kthehen.

S T E L L E N A N G E B O T E

Position: Vorstandsassistent/In
Wo: Botschaft der Republik Kosovo in Bern
Vertragslaufzeit: Ein Jahr (verlängerbar) mit einer Probezeit von drei Monaten
Antragsdatum: (10. 01 – 24. 01. 2019)

Ihr Aufgabengebiet:

Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst die:
– Zusammenarbeit mit dem Amt des Protokolls und anderen lokalen Behörden im Empfangsstaat.
– Telefondienst und Empfang.
– Führung und Pflege der offiziellen Terminkalender des Chefs der Mission, bzw., den Hauptverantwortlichen Beamten der Mission.
– Aufbewahren und Pflege von Personalakten der Mission, Finanzunterlagen, Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben sowie andere wichtige Dossiers (politische, wirtschaftliche etc.)
– Erstellung einfache Korespondenz sowie die Erstellung von Formalitätskorrespondenz;
– Wartung der Protokolldateien der Mission, Vorbereitung von Einladungen, Gästelisten, Korrespondenz mit dem Amt des Staatsprotokolls und anderen diplomatischen Missionen sowie der Unterlagen von offiziellen Veranstaltungen und Empfängen.
– Vervollständigung von Texten, Transkriptionen sowie die Vorbereitung von Dokumenten je nach Bedarf. D Organisieren von Tagungen, gesellschaftlichen Veranstaltungen, Unterstützung für Delegationen und anderen offiziellen Besuchen und Dienstreisen sowie andere Missionsaktivitäten;
– Kontakte mit Dienstleistern.

Ihre Kompetenzen:

– Hochschulabschluss.
– Staatsangehöriger der Republik Kosovo (mit geregeltem Aufenthalt im Gastland), Staatsangehöriger des Empfangszustands oder Staatsangehöriger eines Drittstaates.
– Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der offiziellen Sprache des Empfangsstaates und der englischen Sprache.
– Fähigkeiten zur Einstellung und Wartung von Dokumenten.
– Fähigkeiten geeignete Lösungen zu finden.
– Kenntnisse in Bezug auf die diplomatischen und konsularischen Dienstleistungen.
– Bereit sein selbstorganisierend und effektiv in einer Umgebung unter Druck zu arbeiten;
– 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung.

Die Bewerber müssen folgenden Unterlagen einreichen:

– Lebenslauf.
– ID-Kopie.
– Kopien der Qualifikation, Diplom.
– Zwei Arbeitszeugnisse und ein Motivationsschreiben.
– Zertifikat vom Arzt über den Gesundheitszustand.
– Bescheinigung, dass Sie nicht Gegenstand von Ermittlungen durch die Behörden des Empfangsstaates sind.
Unterlagen müssen an die Botschaft eingereicht oder per Post an die Adresse: Botschaft der Republik Kosovo Zähringerstrasse 25, 3012 Bern, von 10.01 bis 24.01.2019, gesendet werden.
Eingegangene Unterlagen werden nicht zurückgeschickt.